ปัญหาไฟลนก้นจากการจัดการเวลาไม่ดีมักเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นได้บ่อยๆ แม้ในบางครั้งเราจะจัดการลำดับวิธีการทำงานให้ดีแต่ไฟก็ยังไม่ดับลงสักที กลับเป็นไฟในใจเราที่ Burnout หรือหมดใจในการทำงานลงเพียงเพราะรู้สึกงานยุ่งแต่ไม่ได้คุณค่าอะไรกลับมา วันนี้เราเลยชวนให้ทุกคนลองทำ ตาราง Eisenhower Matrix ไว้เป็นไกด์ไลน์ตะลุยงานกัน

Eisenhower Matrix คืออะไร?

Eisenhower Matrix (ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์) คิดค้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาคนที่ 34 ที่ทำเพื่อจัดเรียงลำดับความสำคัญของการทำงานผ่านตารางทั้ง 4 ช่อง ได้แก่ งานเร่งด่วนและสำคัญ, งานไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ, งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ ไปจนถึง งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

วิธีใช้ Eisenhower Matrix

หัวใจหลักของการใช้ Eisenhower Matrix การแยกความหมายระหว่าง เร่งด่วน กับ สำคัญ ให้ออกเพื่อจะได้รู้ว่าหน้าที่ของเราที่ได้รับมอบหมายอยู่ควรจัดการอย่างไร

เร่งด่วน คือ สิ่งที่ต้องการความสนใจทันที ต้องใช้เวลาตัดสินใจสั้น

สำคัญ คือ สิ่งที่ไม่ต้องรีบแต่ก็ต้องทำสักวันในอนาคต หรืองานประเภท deep work ที่อาศัยการวิเคราะห์และความละเอียด ทำแล้วมีผลระยะยาว รวมถึงเมื่อทำเสร็จเราจะรู้สึกประสบความสำเร็จ

หลังจากนั้นเราถึงมาแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทตามแต่ละช่องที่อธิบายไว้ และจัดเรียง To do list ที่มีอยู่ลงในช่องต่างๆ ซึ่งงานทั้ง 4 ประเภทนี้ก็จะมีความหมายและข้อควรระวังต่างกันด้วยเช่นกัน
 

งานเร่งด่วน + สำคัญ
         

เป็นช่องที่อันตรายมากควรใส่งานลงช่องนี้ให้น้อยที่สุด เพราะนั่นหมายถึงจำนวนงานไฟไหม้ที่คุณต้องรีบจัดการ แต่เสียดายที่คนส่วนใหญ่มักอัดงานลงช่องนี้กันเพียงเพราะบริหารจัดการเวลาไม่ดีพอ

งานไม่เร่งด่วน + สำคัญ
         

ตรงกันข้ามกับช่องแรก ช่องนี้ควรอัดงานลงให้มากที่สุด เพราะนี่คือจำนวนงานที่เดดไลน์ยังอยู่อีกไกล ไม่ต้องรีบทำแต่ก็ควรทำให้เสร็จเพื่อกันปัญหาที่เขยิบใกล้เข้ามา รวมถึงช่องนี้ควรใส่ความฝันที่อยากทำลงไปเพื่อกำหนดเป้าหมายในอนาคต เช่น เรียนขับรถ อ่านหนังสือ ออกกำลังกาย หรือแม้แต่หาแฟน (ถ้าไม่รีบนะ)

งานเร่งด่วน + ไม่สำคัญ
         

เป็นพวกงานยิบย่อยที่สามารถฝากให้คนอื่นจัดการแทนได้ เหมาะสำหรับคนที่มีธุรกิจรัดตัวจนแทบไม่ได้ขยับไปพักผ่อนที่ไหน หรือสำหรับคนที่ต้องการโฟกัสกับเป้าหมายหลักแล้วให้คนอื่นจัดการเรื่องรายละเอียดแทน

งานไม่เร่งด่วน + ไม่สำคัญ
         

เรียกสั้นๆ ว่าเป็นช่องสำหรับอู้ก็ได้ ไว้สำหรับใส่กิจกรรมที่ทำแล้วไม่เกิดประโยชน์สำหรับอนาคตสักเท่าไหร่อย่างเช่น ไถเฟซ เล่นอินเทอร์เน็ต ส่องดราม่า หากเราให้ความสำคัญกับช่องนี้มากเกินไปก็จะกระทบกับงานอื่นให้เลื่อนไปอยู่ช่องที่ 1 หมด ต้องควบคุมไม่ให้มากจนเกินไป

เพื่อการทำงานที่ง่ายขึ้น วันนี้ iNN มี Eisenhower Matrix มาแจกให้ทุกคนไปตั้งที่หน้าจอ เพื่อแยกหมวดหมู่และลำดับความสำคัญของงานให้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น จะได้ไม่ปวดหัวกับการทำงานอีกต่อไป หรือจะส่งให้เพื่อนร่วมทีมเพื่อการทำงานที่ไหลลื่นก็เยี่ยมไปเลย

ในตอนแรกอาจจะเป็นเรื่องยากในการแยกแยะงานลงไปในแต่ละช่อง แต่เมื่อเรียงงานของเราลงในช่องทั้ง 4 ของ Eisenhower Matrix ได้สำเร็จ เพียงเพิ่มความตรงต่อเวลาและความพยายามลงไปอีกนิดนึง แค่นี้ปัญหาไฟลนก้นก็จะไม่ย่ำกรายเราอีกต่อไป หัวใจก็จะกลับมาแข็งแรงขึ้นอีกครั้ง ติดตามบทความสุขภาพดีๆ หรือ ไลฟ์สไตล์อื่นๆได้ที่ iNN Lifestyle